قد تكون لدى المنشأة سياسات وإجراءات مكتوبة، بينما تحتاج فرقها إلى توضيح طريقة تطبيقها، أو معرفة النسخة المعتمدة منها، أو تنظيم السجلات التي تبيِّن ما أُنجز فعلياً.
التأهيل للاعتماد: كيف ترتبط متطلّبات الجودة بالعمل اليومي؟
وهنا تبدأ أعمال التأهيل؛ بفهم المتطلّبات التي تنطبق على المنشأة، ومراجعة وضعها القائم، ثم ترتيب ما يحتاج إلى تحسين مع الإدارات والفرق المعنية. ويهمُّ أن يعرف كلُّ فريق دوره، وما يتولَّى تنفيذه وتوثيقه ومراجعته.
ويوضِّح المركز السعودي لاعتماد المنشآت الصحية «سباهي» أن الاعتماد يتضمَّن تقييماً خارجياً لأنظمة المنشأة وعملياتها وأدائها وفق معايير محدَّدة، وتسبقه أعمال تقييم ذاتي. ومن هذا الفهم، يمكن ترتيب الاستعداد على أساس ما يجري داخل المنشأة فعلياً.
1. حدِّدوا المتطلّبات المناسبة لمنشأتكم
ابدؤوا بتحديد برنامج الاعتماد المناسب لنوع المنشأة والخدمات التي تقدِّمها، وراجعوا متطلّباته من الجهة المعنية بالاعتماد، وفق النسخة المعمول بها.
ثم حدِّدوا الإدارات التي ترتبط بها هذه المتطلّبات، وما تحتاج إليه من سياسات وإجراءات وسجلات وأعمال تنفيذ. وقد تختلف التفاصيل بين مجمّع طبي ومركز لجراحة اليوم الواحد؛ لذلك يهمُّ أن تكون المراجعة مرتبطة بنطاق خدمات منشأتكم.
ويفيد أن يكون لدى الفرق مرجع معلوم للمتطلّبات، ومسؤول يتابع ما يستجد عليها وينسِّق مناقشته مع المعنيين.
2. راجعوا العمل القائم مع من ينفِّذه
اجمعوا الوثائق المستخدمة، وتحدَّثوا مع الفرق عن طريقة تنفيذ الأعمال، وما يواجهونه من صعوبات، وكيف يتابعون الملاحظات والإجراءات المرتبطة بها.
قد يكون الإجراء مكتوباً، لكن إحدى خطواته تحتاج إلى توضيح، أو تكون المسؤولية موزَّعة بين قسمين دون اتِّفاق على المتابعة. ومن المفيد تسجيل أمثال هذه الملاحظات، ومراجعتها مع أصحاب العلاقة قبل اقتراح المعالجة.
بهذه الطريقة، تتكوَّن صورة عن وضع المنشأة؛ ما يطبَّق بصورة منتظمة، وما يحتاج إلى تنظيم أو استكمال، وما يتطلَّب قراراً من الإدارة.
3. اجعلوا المسؤوليات والوثائق واضحة
حدِّدوا المسؤول عن إعداد كلِّ إجراء، ومراجعته واعتماده، والفريق الذي سيستخدمه، وطريقة إبلاغه بالتحديثات.
وراجعوا تصنيف الوثائق وضبط إصداراتها، حتى يسهل الوصول إلى النسخة المعتمدة، وتكون النسخ السابقة محفوظة ومميَّزة بحسب طريقة الأرشفة المتَّبعة.
ويهمُّ أيضاً أن تكون لغة الإجراء مفهومة لمن سيطبِّقه، وأن تتوافق خطواته مع ظروف العمل والصلاحيات المعتمدة في المنشأة. فإذا تعذَّر تطبيق خطوة، ناقشوا سبب ذلك مع الفريق، وحدِّدوا ما يلزم لتصحيحها أو توفير متطلّباتها.
4. وثِّقوا ما يجري فعلياً
يساعد التوثيق على متابعة التنفيذ ومعرفة ما استُكمل وما بقي منه. ويستحقّ كلُّ سجل أن يكون مرتبطاً بعمل معلوم، وأن يوضِّح المعلومات اللازمة لمراجعته.
فعند تسجيل ملاحظة داخلية، على سبيل المثال، يفيد أن يتضمَّن السجل وصفها، وتاريخها، والجهة المسؤولة عن معالجتها، والإجراء المتَّخذ، ونتيجة مراجعته.
احرصوا على أن يعكس السجل العمل الذي نُفِّذ وتوقيته الفعلي. وإذا كانت هناك خطوة لم تُنجَز، سجِّلوها بوصفها عملاً يحتاج إلى استكمال، ثم تابعوها مع المسؤول عنها.
5. رتِّبوا التحسينات وتابعوا تنفيذها
بعد مراجعة الوضع القائم، حدِّدوا أولويات التحسين، ومن يتولَّى كلَّ عمل، وما يحتاج إليه من موارد أو موافقات، والموعد المتوقَّع لإنجازه.
ثم اتَّفقوا على طريقة متابعة التقدُّم والتحقُّق من اكتمال المعالجة. وقد تحتاج بعض الأعمال إلى تعاون أكثر من إدارة؛ وهنا يفيد أن تكون جهة التنسيق معروفة، وأن تناقَش أسباب التأخُّر في وقت يسمح بمعالجتها.
كما تستحقّ الإجراءات التي جرى تحديثها مراجعةً بعد استخدامها، لمعرفة مدى وضوحها للفرق وما يحتاج إلى تعديل.
6. راجعوا الجاهزية قبل التقييم
قبل التقييم، راجعوا مع الفرق المتطلّبات ذات الصلة، والوثائق المعتمدة، والسجلات التي توضِّح التطبيق، وما بقي من ملاحظات وأعمال.
وحدِّدوا من سيشارك في التقييم، وما يتولَّاه كلُّ فريق، وكيف ستتاح المعلومات المطلوبة للجهة المقيِّمة. وتساعد هذه المراجعة على معرفة مستوى الاستعداد وترتيب ما يحتاج إلى استكمال.
وتبقى نتيجة الاعتماد وقراره من اختصاص الجهة المعنية به، وفق معاييرها وإجراءات التقييم لديها.
حدِّثونا عن استعدادات التأهيل في منشأتكم الصحية
في «تنامي»، نساند منشأتكم في الاستعداد لمتطلّبات الاعتماد، ومراجعة وضعها القائم، وتنظيم السياسات والإجراءات والوثائق، ومتابعة جوانب التحسين مع الفرق المعنية، بحسب نطاق العمل المتّفق عليه.
أخبرونا عن نوع المنشأة، ومرحلة استعدادها، وما تحتاجون إلى المساندة فيه. فريق «تنامي» يرحّب بتواصلكم، لنحدِّد معاً الأولويات والخطوة التالية.
