في الأيام التي تسبق تشغيل منشأة صحية، تتوزَّع المتابعة بين أعمال الموقع، والأجهزة، والإجراءات، وتجهيز الفرق. وقد تتعلَّق خطوة بأخرى؛ تركيب جهاز يحتاج إلى استكمال متطلّبات موقعه، وبدء استخدامه يحتاج إلى فحصه وتوفير تعليماته والتعرُّف إلى طريقة تشغيله.
قبل تشغيل منشأة صحية: كيف ترتّبون أعمال الجاهزية؟
وتحتاج إدارات المجمّعات الطبية ومراكز جراحة اليوم الواحد في المملكة إلى معرفة وضع هذه الأعمال، والمسؤول عن كلِّ منها، وما يتبقَّى قبل بدء التشغيل.
يساعدكم ترتيب الجاهزية منذ وقت مبكِّر على توجيه المتابعة إلى الأعمال التي تحتاجها المرحلة، ومناقشة الملاحظات مع الأطراف المعنية قبل موعد الإطلاق.
1. حدِّدوا ما ستشغِّلونه في المرحلة الأولى
ابدؤوا بالخدمات والأقسام التي تقرَّر تشغيلها، ثم حدِّدوا ما تحتاجه من مرافق وأجهزة وإجراءات وفرق عمل.
إذا كان المشروع سيُشغَّل على مراحل، فاجعلوا متطلّبات كلِّ مرحلة معروفة، وراجعوا ما يرتبط بينها من أعمال. قد تحتاج خدمة في المرحلة الأولى إلى جهاز أو مساحة أو إجراء يتشارك فيه أكثر من قسم؛ ومعرفة هذا الارتباط مبكِّراً تساعد على ترتيب التنفيذ.
ومن المفيد أن تشارك الفرق المعنية في مراجعة هذه الاحتياجات، حتى تتوافق قائمة التجهيز مع الاستخدام الفعلي المقرَّر داخل المنشأة.
2. اجمعوا أعمال الجاهزية في قائمة يمكن متابعتها
وجود المعلومات لدى أكثر من طرف يجعل جمعها ومراجعتها عملاً أساسياً في الاستعداد للتشغيل. رتِّبوا قائمة مشتركة توضح لكلِّ عمل:
- ما المطلوب إنجازه؟
- من المسؤول عن تنفيذه ومتابعته؟
- ما الذي يحتاجه للبدء أو الاستكمال؟
- ما الموعد المتّفق عليه؟
- ما وضعه الحالي، وما الوثيقة أو النتيجة التي تثبت إنجازه؟
يمكن أن تكون هذه القائمة في وسيلة متابعة مناسبة لحجم المشروع وطريقة عمل الفريق. ويهمُّ أن تكون المعلومات محدَّثة، وأن يعرف كلُّ طرف ما يتولَّاه وما يحتاجه من الأطراف الأخرى.
مثلاً، عند متابعة تركيب جهاز، يفيد أن يظهر في القائمة وضع متطلّبات الموقع، وموعد وصول الجهاز، والمسؤول عن التركيب والفحص، والوثائق اللازمة للاستلام.
3. راجعوا متطلّبات الأجهزة داخل الموقع
قبل اعتماد جاهزية أيِّ جهاز، راجعوا مع الفريق المختص متطلّبات تركيبه وتشغيله، وملاءمتها لما يتوفَّر في الموقع، بحسب تعليمات المصنِّع وطبيعة الجهاز.
وتؤكِّد متطلّبات الاستخدام الآمن للأجهزة والمستلزمات الطبية داخل مرافق الرعاية الصحية، الصادرة عن الهيئة العامة للغذاء والدواء، أهمية مراعاة تعليمات المصنِّع، وتوفير الملحقات والوثائق ذات الصلة، والتحقُّق من تدريب المستخدمين على التشغيل.
لذلك، اجمعوا المعلومات الخاصة بكلِّ جهاز، وحدِّدوا ما يحتاج إلى استكمال، وتابعوه مع المسؤول عنه. وييسِّر هذا التنظيم الرجوع إلى المتطلّبات عند التركيب والفحص والاستلام.
4. جهِّزوا الإجراءات التي تحتاجها الفرق عند البدء
راجعوا الأعمال الإدارية المرتبطة بالتشغيل، وحدِّدوا خطواتها ومسؤولياتها والوثائق المستخدمة فيها.
من الأمثلة التي تستحقّ التنظيم: استلام الأجهزة، ومتابعة الملاحظات الفنية، وطلب المستلزمات، وإحالة الأعمال التي تحتاج إلى موافقة داخلية.
ويفيد أن يعرف أفراد الفريق النسخة المعتمدة من الإجراء، والمكان الذي يرجعون إليه للحصول عليها، والجهة التي يتواصلون معها عند الحاجة إلى توضيح أو استكمال.
5. تابعوا الفحوص والملاحظات حتى تُستكمل
رتِّبوا مع الفرق المختصَّة الفحوص وأعمال التشغيل التجريبي التي يتطلَّبها المشروع، بحسب نوع الأجهزة والأنظمة والمتطلّبات المنطبقة عليها.
وثِّقوا النتائج، وحدِّدوا الملاحظات التي تحتاج إلى معالجة، والمسؤول عنها، وموعد متابعتها. وعند إغلاق الملاحظة، احتفظوا بما يوضِّح العمل الذي أُنجز والنتيجة التي جرى التحقُّق منها.
وتساعد هذه المتابعة الإدارات على معرفة ما أصبح جاهزاً، وما يتبقَّى، وما يحتاج إلى تنسيق أو قرار.
6. راجعوا الجاهزية مع الفرق المعنية قبل البدء
قبل موعد التشغيل، اجمعوا وضع الأعمال المستكملة والملاحظات القائمة، وراجعوه مع الإدارات والفرق المعنية، مع مراعاة المتطلّبات النظامية التي تنطبق على نوع المنشأة وخدماتها.
حدِّدوا ما يحتاج إلى استكمال قبل البدء، وما يتطلَّبه من مسؤوليات ومواعيد ومتابعة. كما يفيد التأكُّد من توافر وثائق التركيب والفحص والتشغيل، ومعرفة الفرق بطريقة الرجوع إليها.
كلَّما كانت هذه المعلومات معروفة، تمكَّنت الإدارات من متابعة الاستعداد واتِّخاذ القرارات على أساس وضع المشروع الفعلي.
لنتحدَّث عن جاهزية منشأتكم
في «تنامي»، نساند المنشآت الصحية في التهيئة للتشغيل، ومراجعة الجاهزية، وفحص الأجهزة والأنظمة ضمن نطاق العمل المتّفق عليه، والتنسيق لاستكمال الأعمال اللازمة.
أخبرونا عن مرحلة مشروعكم وما يتبقَّى قبل الإطلاق. فريق «تنامي» يرحّب بتواصلكم، لنحدِّد معاً نطاق المساندة المناسب والخطوة التالية.
